Balanceo de Cargas de Trabajo
Cuando la carga de trabajo no está repartida de forma equilibrada, la frustración y la insatisfacción aparecen, caen los niveles de motivación y el ambiente se vuelve más tenso. Existe una mayor predisposición al conflicto. Quejas sobre la forma de afrontar el trabajo, disputas entre compañeros rivalidades y un principal afectado: los entregables de las distintas actividades, que se resiente al descender notablemente los niveles de productividad. Esto provoca que comiencen a incumplirse las entregas y luego esto excederá del ámbito de trabajo para alcanzar al resto de la organización e incluso al cliente. Como líderes debemos evitar todas estas consecuencias negativas y garantizar el equilibrio en la distribución de cargas de trabajo.
Hay riesgos reales involucrados en no distribuir la carga de trabajo de una forma equitativa. Si sobrecargas a tus trabajadores de alto desempeño, los perderás, porque comenzarán a resentir el hecho de que están haciendo más, por otro lado si quitas trabajo a las personas que son más lentas, perderán el interés.
Algunas estrategias que te pueden ayudar:
Ten un plan. Apartar una o dos horas al final de cada semana para la revisión y estrategia de lo que vas a delegar. Pregúntate: ¿Qué estamos tratando de lograr? ¿Quiénes son mis jugadores? ¿Quién hace qué bien? ¿Quién necesita desarrollarse y en qué áreas? ¿Alguien va a ausentarse por vacaciones o incapacidad? ¿Hay conflictos internos entre el equipo que impiden se distribuya la carga de trabajo?
Estas preguntas te ayudarán a descubrir la mejor forma de ubicar las asignaciones. Sin un plan bien encaminado, los líderes muchas veces hacen lo que es fácil en el corto plazo y le piden a la persona más talentosa que haga el trabajo difícil. El problema es que entonces nadie más aprende cómo hacerlo y no estás construyendo la capacidad del equipo.
Clarifica los roles. Un elemento clave para la estrategia de delegación es asegurarse de que los miembros del equipo tengan claro cuáles son sus roles, se debe hacer una lista de todo el trabajo por hacer y después asignar las tareas de acuerdo con la función, posición y fortalezas específicas de cada empleado. Este ejercicio también ayuda a descubrir cualquier brecha en el talento.
Quizás necesites ubicar temporalmente ciertos trabajos con otros empleados, o quizás requieras contratar o subcontratar a alguien nuevo.
Define expectativas. Expresar continuamente los objetivos y enfatizar el nivel de esfuerzo y compromiso que esperas, ayudará a enfocar al equipo. Has que se sepa que las personas deben estar haciendo lo que les corresponde y estar dispuestas a ayudarse entre sí. Una de las dificultades de asegurarse de que la carga de trabajo es justa consiste en entender que los empleados laboran a diferentes ritmos.
También es importante asegurarse de que tu equipo entienda que no equiparas las horas con la productividad. La mejor forma de hacer esto es alabar el buen desempeño, sin importar cuantas horas se trabajó.
Comunícate de forma individualizada. Tener conversaciones individuales con los miembros del equipo acerca de su parte de la carga de trabajo es crítico para asegurar que se mantengan motivados y comprometidos. Considera estas discusiones como una oportunidad de hablar acerca de las metas profesionales de tu equipo, reunir información sobre las dinámicas del equipo y resolver problemas. He aquí algunas sugerencias de qué decir:
a) A tu caballo de batalla, el que no puede decirte no: Necesitas demostrar a qué grado reconoces que depende de esta persona. Antes de que te apoye en la persona para otro proyecto de alto perfil o urgencia, reconoce que podría tener mucho trabajo en marcha. Luego, di: “por las razones A, B y C, quiero asignarte esto a ti. Hablemos acerca de qué otras cosas más puedes tener en proceso” y qué proyectos pueden moverse a la lista de espera.
b) A la persona que le cuesta más trabajo: Se franco en tu retroalimentación. Di, ‘he notado que no estás realizando tu trabajo tan rápidamente como tus compañeros de equipo. Te toma tres días escribir este reporte, mientras que a los miembros de tu equipo les toma un día’. Investiga un poco. Pregunta, ‘¿cuál es el problema? ¿Necesitas más entrenamiento o más apoyo?’. Quizá hay intervenciones que podrías ofrecer.
c) A tu estrella: Construir la capacidad del equipo y asegurarse de que la carga de trabajo es equilibrada requiere compartir la riqueza de los mejores proyectos. Se transparente, acerca de sus prioridades. Si, por ejemplo, le estás ofreciendo una labor particularmente atractiva a alguien que no sea tu estrella, dile que “la razón por la que no te estoy dando esta tarea, es que necesito tener a varias personas en el equipo que sepan cómo hacer X”. Podría pedirle a tu estrella que actúe como mentor del colega al que ha asignado.
d) A las personas que están desmotivadas: Las personas como estas podrían ser muy capaces y buenas en sus labores, pero raramente se ofrecen cuando el equipo necesita ayuda. Necesitas ser claro con esa persona acerca de que su nivel de esfuerzo tiene consecuencias en términos de sus oportunidades de ascenso, incentivos financieros y elección de asignaciones. Se directo acerca de cómo él está quedándose corto respecto a las expectativas que usted definió.
Se flexible. Sin importar cuánto trate de asegurarse de que la carga de trabajo está equilibrada, podría no siempre suceder de la forma que quisieras. También es importante recordar que la carga de trabajo de tu equipo no es estática.
Vas a tener que alternar entre diferentes estrategias para distintas situaciones, dependiendo de las circunstancias. Ciertos miembros del equipo podrían necesitar quedarse hasta la madrugada en un proyecto, mientras que otros tienen un tiempo más tranquilo. El siguiente trimestre podría ser una historia diferente. La meta es que a lo largo del curso del año, todo se equilibre.
Si hay problemas, trata de solucionar el conflicto. Si entre los miembros de tu equipo existe conflicto, ya sea que este sea algo que se note o que tengas que escudriñar e investigar, trata de identificar la causa. Comunícate abiertamente con cada unos de los involucrados. Algunas de las posibles opciones que tendrás es que sea una solución relativamente fácil de aplicar o que sea algo complejo, pero que tendrás que destrabar para que los resultados se den. Esto no es fácil, pero lo importante es que por lo menos identifiques.
Riesgos asociados a la carga de trabajo excesiva
El trabajo conlleva siempre exigencias físicas y mentales, en determinada proporción. No existe trabajo exclusivamente físico o exclusivamente mental, así diferenciamos trabajo físico de trabajo mental según el tipo de actividad que predomine.
Si el trabajo es predominantemente muscular se habla de “carga física”, si, por el contrario, implica un mayor esfuerzo intelectual hablaremos de “carga mental”.
En este artículo voy a profundizar acerca de la carga mental, que es un concepto que se utiliza para referirse al conjunto de tensiones inducidas en una persona por las exigencias del trabajo mental que realiza:
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Procesamiento de información del entorno a partir de los conocimientos previos.
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Actividad de memorización.
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Actividad de razonamiento, búsqueda de soluciones.
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Coordinación de ideas, toma de decisiones, etc.
La carga de trabajo mental es la relación entre las exigencias del trabajo y los recursos mentales de que dispone una persona para hacer frente a tales exigencias.
Factores que contribuyen a aumentar la carga mental
a) Dependientes de la exigencia de la tarea
· Atención sostenida.
· Tratamiento de la información (teniendo en cuenta el número y la calidad de las señales que se han de detectar, las inferencias que hay que hacer a partir de informaciones incompletas, las decisiones entre varios modos de acción posibles…).
· Responsabilidad (por la salud y seguridad de otras personas, pérdidas de producción…).
· Duración y perfil temporal de la actividad (horarios de trabajo, pausas, trabajo a turnos…).
· Contenido de la tarea (control, planificación, ejecución, evaluación…).
· Peligro (trabajo subterráneo, tráfico, manutención de explosivos…).
b) Circunstancias de trabajo (físicas, sociales y de organización)
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Físicas:
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Iluminación (luminancia, contraste, deslumbramientos…).
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Condiciones climáticas (calor, humedad, circulación de aire…).
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Ruido (nivel sonoro, registro sonoro…).
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Clima atmosférico (lluvias, tormentas…).
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Olores (agradables, repulsivos…).
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Sociales y de organización:
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Tipo de organización (estructura de control y de comunicación).
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Clima/Ambiente de la organización (aceptación personal; relaciones entre las personas…).
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Factores de grupo (estructura de grupo, cohesión…).
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Jerarquía de mando (vigilancia…).
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Conflictos (en el seno de un grupo, entre grupos o entre personas).
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Contactos sociales (trabajo aislado, relaciones con clientes…).
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Circunstancias procedentes del exterior de la organización:
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Exigencias sociales (responsabilidad en relación con la salud y el bienestar públicos).
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Normas culturales (sobre las condiciones de trabajo, los valores, las normas aceptables).
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Situación económica (mercado laboral).
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Características individuales que influyen en la capacidad de sufrir la carga mental
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El nivel de aspiración, la autoconfianza, la motivación, las actitudes y los estilos de reacción.
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Las capacidades, la cualificación/capacitación, los conocimientos, y la experiencia.
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La edad
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El estado general, la salud, la constitución física y la nutrición.
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El estado real y el nivel inicial de activación.
El conjunto de factores procedentes del entorno (condiciones sociales, físicas, de la organización y de la tarea) ejercen diversas presiones sobre la persona; la activación mental consecuente a las presiones externas del trabajo se expresa en cierto grado de tensión mental para dar respuesta a las demandas del trabajo. Esta tensión es variable según las características individuales y puede facilitar la realización de la tarea o, también, efectos perjudiciales en otras ocasiones, por ejemplo: cuando se alcanzan estados de fatiga mental y estados similares por monotonía, baja o alta vigilancia o saturación.
Medidas preventivas para tratar la carga mental
La carga mental de trabajo inadecuada, ya sea por exceso o por defecto, puede tener varias consecuencias negativas (tensión, fatiga, sentimientos de monotonía, estrés, etc.). Para prevenirlas se pueden adoptar diversas medidas que modifican:
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Las exigencias del puesto de trabajo y las condiciones del entorno tanto físicas como sociales y organizativas.
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Las características de la persona: dotándola de más formación, más destrezas, mejores estrategias de trabajo, etc.
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Por supuesto, un adecuado balanceo de cargas de trabajo entre los miembros del equipo.
Con ello, no sólo se reducen tiempos de ejecución (de búsqueda de datos, por ejemplo) y posibles errores en el trabajo, sino que se puede reducir la tensión de la persona que lo realiza.
Medidas preventivas:
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Facilitar y orientar la atención necesaria para desempeñar el trabajo.
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Reducir o aumentar (según el caso) la carga informativa para ajustarla a las capacidades de la persona, así como facilitar la adquisición de la información necesaria y relevante para realizar la tarea, etc.
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Proporcionar las ayudas pertinentes para que la carga o esfuerzo de atención y de memoria llegue hasta niveles que sean manejables (ajustando la relación entre la atención necesaria y el tiempo que se ha de mantener).
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Reorganizar el tiempo de trabajo (tipo de jornada, duración, flexibilidad, etc.) y facilitar suficiente margen de tiempo para la auto distribución de algunas breves pausas durante cada jornada de trabajo.
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Rediseñar el lugar de trabajo (adecuando espacios, iluminación, ambiente sonoro, etc.).
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Reformular el contenido del puesto de trabajo, favoreciendo el movimiento mental (que después se comentará).
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Actualizar los útiles y equipos de trabajo (manuales de ayuda, listas de verificación, registros y formularios, procedimientos de trabajo, etc.) siguiendo los principios de claridad, sencillez y utilidad real.
Conclusiones
Una adecuada distribución de las cargas de trabajo tiene múltiples beneficios en la productividad, en el trabajo de equipo, en la convivencia y porque no decirlo en hacer del trabajo un lugar para ser feliz. Además de que tu como líder seras muy bien visto ya que estas son una de las características principales y que elevaran tu nivel de liderazgo.
Aplicar estos tips podrán llevarte tiempo y esfuerzo. Pero es cuestión de práctica, muchas habilidades de comunicación y que incluso hagas el rol de psicólogo. Pero sin duda una vez que tu equipo sienta que el trabajo se distribuye de manera uniforme y de manera objetiva, los resultados se notarán de manera positiva.
Bibliografía